كيبورد، ميانبر راهروهاي پيچ‌درپيچ ادارات
در اين 10 سال، كمتر سازماني را مي‌توان يافت كه هيچ تلاشي در اين زمينه نداشته باشد. در اين مدت هزاران نرم‌افزار توسط سازمان‌ها تهيه يا به صورت آماده خريداري شده و ميلياردها تومان بودجه صرف اين كار شده است، اما امروز تعداد سازمان‌هايي كه موفق به اتوماسيون كامل مكاتبات اداري شده‌اند، از انگشتان دست تجاوز نمي‌كند، علت چيست؟ درخصوص اين پرسش دلايل زيادي بيان شده است؛ ناقص بودن نرم‌افزار، خرابي شبكه، كمبود امكانات سخت‌افزاري و...، اما مطالعات گوياي اين واقعيت است كه موارد اشاره شده، شرايط لازم براي مكانيزه كردن مكاتبات اداري هستند، اما شرايط كافي نيستند. به عبارت ديگر، سازمان‌هاي زيادي را مي‌توان يافت كه توان مالي لازم براي تهيه انواع سخت‌افزار و نرم‌افزار را داشته و نسبت به تهيه آن اقدام كرده‌اند، اما در عمل توفيقي در مكانيزه كردن كامل مكاتبات اداري نداشته‌اند. مديريت پياده‌سازي اتوماسيون از عوامل بسيار مهمي است كه در سرنوشت هر پروژه تأثير اساسي دارد و اين عاملي است كه به‌طور معمول مورد غفلت قرار مي‌گيرد. در مطلب پيش‌رو سعي شده است موضوع پياده‌سازي اين سيستم و عواملي كه بايد در اين ميان در نظر گرفته شود، مورد بررسي قرار گيرد.
***
بسياري عقيده دارند كه سيستم و چارچوبي به نام اتوماسيون اداري وجود ندارد، بلكه تركيبي از وسايل و تجهيزات گوناگون براي تسهيل در امور مرتبط با فعاليت‌هاي اداري را اتوماسيون اداري مي‌نامند.
از دهه 1960 كه جنبه‌هاي بيشتري از كاربردها و فعاليت‌هاي اداري و بازرگاني گسترش يافت، وجود يك سيستم يكپارچه اداري مناسب كه حجم عظيم اطلاعات، مكاتبات و مراسلات را دربرگيرد، به وضوح احساس شد كه با نام‌هاي مختلفي همچون سيستم‌هاي اداري، سيستم‌هاي اطلاعات اداري، سيستم‌هاي كاربر نهايي و سيستم‌هاي محاسباتي كاربر نهايي ناميده شده است، اما در واقع اتوماسيون اداري در سال 1964 وقتي كه IBM محصول جديد خود، يعني نوار مغناطيسي/ ماشين تايپ سلك توري (MT/ST) را معرفـــي كرد، شروع شد؛ ماشين تايپي كه مي‌توانست به‌صورت اتوماتيك از روي حروف ضبط شده بر نوار مغناطيسي تايپ كند. اين عمليات تايپ اتوماتيك خيلي زود به سيستم‌هاي كوچك در ريزپردازنده‌ها تبديل و تكامل‌هاي بعدي در اين زمينه ايجاد شد. نياز واقعي به تكامل اين بود كه طي دهه 1970 كارآيي كارخانه‌ها 85 تا 90 درصد افزايش يافت، درحالي‌كه كارآيي دفتري تنها چهار درصد افزايش داشت؛ پس بايد سيستم‌هايي به وجـــــود مي‌آمدند كه موجب افزايش بهره‌وري و كارآيي دفاتر هم مي‌شدند. عمومي‌ترين و بالاترين درجه از اتوماسيون سيستم‌هاي اداري به نام اتوماسيون اداري ناميده مي‌شود. سيستم‌هاي فوق تعريف مشخصي ندارند، بلكه منحصر به تعيين ديدگاه‌هاي كاربر است و اين خود به اين معني است كه سيستم‌هاي اتوماسيون اداري، داراي تعاريف بي‌شماري است. در اينجا به برخي از آنها اشاره مي‌كنيم.
اتوماسيــــون اداري، مشتمل بر تمام سيستم‌هاي الكترونيك رسمي و غيررسمي بوده كه به برقراري ارتباط اطلاعات بين اشخاص در داخل و خارج مؤسسه و بالعكس مربوط مي‌شود. كلمه اصلي كه اتوماسيون اداري را از داده‌پردازي، سيستم اطلاعات مديــــريت و سيستم پشتيباني تصميم متمايز مي‌سازد، ارتباطات است. اتوماسيون اداري به‌منظور تسهيل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهي و كتبي است .
اتوماسيون اداري مكانيزمي در راستاي بهبود بهره‌وري سازمان از طريق اعمال مديريت اثربخش و كارآ بر مجموعه فعاليت‌هاي سازمان است كه با بهره‌گيري از عوامل زير تحقق مي‌يابد:
- گردش الكترونيكي مكاتبات در سطح سازمان
- جست‌وجوي آسان در اطلاعات ذخيره شده
- پاسخ‌گويي سريع و به‌موقع به مراجعان
- حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداري
- اعمال كنترل مناسب بر كاربران
- ثبت و نگهداري بهينه اطلاعات
- بهبود ارتباطات درون سازماني
سيستم‌هاي اطلاعات اداري (Office Information System = OIS) از امور اداري از طــــريق فناوري اطلاعات حمايت مي‌كند. سيستم‌هاي اطلاعات مدرن ازجمله اجزاي سيستم اطلاعاتي مديريت (MIS) است كه ابزارهايي را براي ارتباطات و هماهنگي مابين كارگران دانشي به‌وسيله ايجاد مديريت اثربخش اسناد و پيام‌ها و جلسات الكترونيك فراهم مي‌كند. اتوماسيون اداري عبارت است از كاربرد وسايل الكترونيك در فعاليت‌هاي دفتري به‌منظور افزايش كارآيي؛ كارآيي افزايش يافته ناشي از تكامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بين دفاتر و محيط آنها بوده و در نتيجه با ارائه اطلاعات بهتر براي تصميم‌گيري، مي‌تواند به مدير سود برساند.
مقايسه انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي
اتوماسيون اداري براي جريان اطلاعات در داخل سازمان مناسب‌تر است تا بين سازمان و محيط؛ زيرا خيلي از كاربردهاي اتوماسيون اداري به فرستنده و دريافت‌كننده براي استفاده از وسايل سازگار يا پروتكل‌هاي ارتباطات نياز دارد. البته بايد مدنظر داشت كه اتوماسيون اداري تمام ارتباطات را فراهم نمي‌سازد. مديران هنوز از تلفن، جلسات حضوري و خواندن گزارش‌هاي اداري استفاده مي‌كنند. اتوماسيون اداري راهي براي تكميل و ايجاد ارتباطات خاص است، ولي هنوز مديران به استفاده از گزارش‌هاي غيررسمي ادامه مي‌دهند.
اتوماسيون اداري عمدتاً يك سيستم رسمي با رويه تعريف‌شده است كه بايد در ارتباط با ديگر سيستم‌هاي رسمي مانند سيستم پشتيباني تصميم‌گيري مورد استفاده قرار گيرد. كاربرد اتوماسيون اداري بسيار ساده است، بنابراين احتمال استفاده مدير از آن بيشتر است. يك مدير بايد هم رايانه و هم دانش MIS را به‌منظور استفاده از بعضي ابزارهاي پيچيده سيستم پشتيباني تصميم‌گيري دارا باشد، ولي استفاده از اتوماسيون اداري به چنين ابزار پيچيده‌‌اي توسط مدير نياز ندارد و به همين دليل از جذابيت خاصي برخوردار است.
از لحاظ حل مسأله و فضاي حل مسأله نيز مي‌توان كاربرد انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي را با هم مورد مقايسه قرار داد. با اينكه سيستم اتوماسيون اداري، اطلاعات حل مسأله را در اختيار قرار مي‌دهد، تصميم در مورد نحوه به‌كارگيري آن به مديران محول مي‌شود.
مزايا و معايب اتوماسيون اداري
مهم‌ترين شرط كاربرد و استفاده از اتوماسيون در اكثر سازمان‌ها، صرف‌نظر از موارد استفاده ديگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت در كار آنها است و به خاطر توسعه دامنه عمليات سازمان است كه نياز به گسترش مجاري ارتباطات با سرعت بيشتر است و اتوماسيون اداري باعث مي‌شود كه مجاري ارتباطي كوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختيار مديران قرار گيرد.
به‌طوركلي، مزاياي كاربرد سيستم‌هاي اتوماسيون اداري به دو دسته مزاياي مستقيم و مزاياي غيرمستقيم تقسيم مي‌شود:
1- مزاياي مستقيم: معمولاً اين مزايا كه قابل‌اندازه‌گيري بوده و ممكن است تأثير مستقيم و كوتاه‌مدت بر جريان نقدينگي داشته باشند، عبارتند از:
الف) به دليل تقسيم كمتر نيروي كار؛ كنترل بهتري بر كار صورت مي‌گيرد؛
ب) تبديل اطلاعات از شكلي به شكلي ديگر كمتر صورت مي‌گيرد، مانند نوشتن روي نوار كه پس از آن روي كاغذ تايپ مي‌شود؛
ج) فعاليت‌هاي غيرمولد مانند بايگاني، نگهداري سوابق و به‌هنگام‌رساني كمتر مي‌شود؛
د) سازماندهي پرسنل بهتر انجام مي‌شود، چراكه با استفاده از امكانات كنفرانس تلفني، مسافرت و گردهمايي كمتر مي‌شود.
يادآور مي‌شود كه اين مزايا معمولا موجب افزايش محصول يا بازده و صرفه‌جويي در وقت و نيروي كــــــار مي‌شوند.
2- مزاياي غيرمستقيم: اين مزايا غيركمي هستند و ممكن است از طريق سودآوري و رشد در بلندمدت سازمان را غني سازند، اين مزايا عبارتند از:
الف) وابستگي كمتر به ادارات ديگر براي تهيه كپي، چاپ و امور مشابه؛
ب) نياز كمتر به تشريفات و كنترل براي نظارت بر جريان كار بين ادارات؛
ج) افزايش رضايت شغلي كاركنان به دليل افزايش اثربخشي آنها در انجام كارهــاي خاص؛
د) رضايت بيشتر مشتريان به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به‌موقع؛
ه) رقابت بيشتر سازمان‌ها ازطريق استفاده از منابع اطلاعــــــاتي و قابليت لازم براي عكس‌العمل نسبت به فشارها و فرصت‌ها.
اما كاربرد سيستم‌هاي اتوماسيون اداري، معايبي نيز دارد كه عبارتند از: ايجاد تغييرات در محيط انساني، ناديده گرفته شدن برخي روابط اجتماعي و انساني در كارها و به صورت مكانيزه درآمدن فعاليت‌ها، پيچيده شدن و سختي كار با سيستم‌ها، بروز اخلاق توجيه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سيستم، مشكلات جسماني كاركنان در كار با رايانه، نپذيرفتن سيستم‌هاي مكانيزه توسط مديران يا كاركنان و كم شدن امنيت اطلاعات هم از نظر دسترسي و هم از نظر تخريب.
انواع كاربردها يا زيرسيستم‌هاي اتوماسيون اداري
از ديدگاه‌هاي متعددي به انواع كاربردهاي اتوماسيون اداري پرداخته شده است كه در اينجا به دو نمونه از آنهـــــــا مي‌پردازيم. در يك ديدگاه، انواع دستگاه‌هاي مكانيزه اداري اصلي عبارتند از:
1- در زمينه كسب اطلاعات و كپي كردن آنها: واژه‌پردازها، ماشين‌هاي كپي هوشمند، سندخوان‌ها، سيستم‌هاي صوتي ديجيتالي، حروف‌چيني نوري.
2- در زمينه ذخيره‌سازي اطلاعات: كشوهاي بايگاني الكترونيك، زيرنگاشته‌ها (ميكروگرافيك).
3- در زمينه ارتباطات: سيستم تلفن رايانه‌اي، پست الكترونيك، ارسال فاكس، تسهيلات كنفرانس از راه دور.
از ديدگاه ديگر، عناصر اصلي سيستم‌هاي مكانيزه اداري در شكل يك آورده شده است.
ج) افزايش رضايت شغلي كاركنان به دليل افزايش اثربخشي آنها در انجام كارهــاي خاص؛
د) رضايت بيشتر مشتريان به دليل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به‌موقع؛
ه) رقابت بيشتر سازمان‌ها ازطريق استفاده از منابع اطلاعــــــاتي و قابليت لازم براي عكس‌العمل نسبت به فشارها و فرصت‌ها.
اما كاربرد سيستم‌هاي اتوماسيون اداري، معايبي نيز دارد كه عبارتند از: ايجاد تغييرات در محيط انساني، ناديده گرفته شدن برخي روابط اجتماعي و انساني در كارها و به صورت مكانيزه درآمدن فعاليت‌ها، پيچيده شدن و سختي كار با سيستم‌ها، بروز اخلاق توجيه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سيستم، مشكلات جسماني كاركنان در كار با رايانه، نپذيرفتن سيستم‌هاي مكانيزه توسط مديران يا كاركنان و كم شدن امنيت اطلاعات هم از نظر دسترسي و هم از نظر تخريب.
انواع كاربردها يا زيرسيستم‌هاي اتوماسيون اداري
از ديدگاه‌هاي متعددي به انواع كاربردهاي اتوماسيون اداري پرداخته شده است كه در اينجا به دو نمونه از آنهـــــــا مي‌پردازيم. در يك ديدگاه، انواع دستگاه‌هاي مكانيزه اداري اصلي عبارتند از:
1- در زمينه كسب اطلاعات و كپي كردن آنها: واژه‌پردازها، ماشين‌هاي كپي هوشمند، سندخوان‌ها، سيستم‌هاي صوتي ديجيتالي، حروف‌چيني نوري.
2- در زمينه ذخيره‌سازي اطلاعات: كشوهاي بايگاني الكترونيك، زيرنگاشته‌ها (ميكروگرافيك).
3- در زمينه ارتباطات: سيستم تلفن رايانه‌اي، پست الكترونيك، ارسال فاكس، تسهيلات كنفرانس از راه دور.
مشكلات سيستم‌هاي دستي و گردش كاغذي در سازمان
- نگهداري و انجام سيستم دستي، نيازمند نيروي انساني بسياري است و كنترل دقت و سرعت و نظارت بر نيروي انساني زياد مستلزم سيستمي ديگر و نيروي انساني ديگر است.
- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه‌جايي نامه‌ها بين واحدهاي مختلف تا رسيدن به دست كارشناس ذي‌ربط و برعكس، تهيه پيش‌نويس پاسخ‌نامه توسط كارشناسان، حروف‌چيني، انجام اصلاحات توسط مديران در هر مرحله و در نهايت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلي زمان‌بر و مستلزم ثبت چندباره يك نامه در قسمت‌هاي مختلف و در نتيجه به‌كارگيري نيروي انساني زياد براي حفظ كارآيي آن است.
- امكان مفقود شدن عمدي و سهوي اسناد، نامه‌ها و پرونده‌ها وجود دارد؛ به ويژه در زمان جابه‌جايي‌هاي سازماني و زمان تغييرات ساختاري يا تغيير محل يك واحد يا سازمان از مكاني به مكان ديگر.
- استهلاك اسناد بر اثر مرور زمان و شرايط محيطي و جوي.
- احتمال از بين رفتن اسناد در حوادث غيرمترقبه از قبيل آتش سوزي، زلزله و...
- اختصاص فضاي زيادي براي نگهداري لاشه فيزيكي مكاتبات و پرونده‌ها.
- طولاني شدن فرآيند جست‌وجوي نامه در خيل عظيمي از بايگاني‌ها (وقت و نيروي انساني).
- هزينه زياد خريد كاغذ، انواع دستگاه تكثير و نگهداري آنها.
- امكان جعل و سوءاستفاده از مكاتبات اداري و احتمال اندك كشف آنها.
- عدم امكان برنامه‌ريزي برمبناي حجم و ميزان فعاليت و مكاتبات هر بخش به علت نبود آمار قابل اتكا.
- عدم امكان گزارش‌گيري از فعاليت‌هاي زيرمجموعه به صورت سيستمي و نيز عدم امكان كنترل صحت آمار و گزارش‌هاي واحدهاي مختلف در مورد انجام فعاليت‌ها.
مزاياي سيستم مكانيزه مكاتبات اداري
- امكان انجام كارهاي اداري در خارج از محل كار و در هر زمان توسط مديران و حتي كارشناسان.
- كاهش فعاليت‌هاي موازي مانند تكثير بي‌مورد مكاتبات ثبت و نگهداري سوابق در چندين محل.
- نگهداري سوابق عمليات در حجم كمتر و ايمني بالا.
- مراجعه آسان به مكاتبات در هر زمان و بدون نياز به حضور مسئول دبيرخانه يا بايگاني يا دفتر.
- قابليت توليد گزارش‌هاي مورد نياز به همراه نمودارهاي متعدد.
- محول كردن بخش زيادي از فعاليت‌هاي مسئولان دفترها، منشي‌ها و حروف‌چين‌ها به سيستم نرم‌افزاري.
- امكان پي‌گيري مكانيزه كارها در هر مكان و هر زمان و اطلاع از امور معوق و تاخير شده.
- اعمال كنترل بيشتر در نقل‌وانتقال مكاتبات و اطلاعات طبقه‌بندي شده.
- دقت در انجام عمليات و ثبت تمام امور.
- رديابي امور و پي‌گيري به‌موقع مراحل كار.
- سهولت و سرعت در گردش عمليات.
نتيجه‌گيري
امروزه پيشرفت فناوري و حركت دنياي عظيم رايانه با سرعت غيرقابل‌تصور آن از يك‌سو و توقعات و نيازهاي روزافزون مشتريان و ارباب‌رجوع در محيط‌هاي اداري از سوي ديگر، سازمان‌ها را مجبور به استفاده از روش‌هاي سريع‌تر و ساده‌تري براي انجام عمليات روزمره كرده است. اين امر در كشور ما نمود خود را در مكاتبات داخل سازمان و مكاتبات بين سازماني بيشتر نشان مي‌دهد؛ پديده‌اي كه به آن "اتوماسيون اداري" گفته مي‌شود.
سيستم اتوماسيون مكاتبات اداري، موجب تسريع در امور روزمره سازمان‌ها و ادارات و شركت‌ها، تسريع در پاسخ‌گويي به ارباب‌رجوع و كاهش حجم مكاتبات و گردش كاغذ در سازمان‌ها مي‌شود. در اين مقاله عوامل متعددي براي پياده‌سازي سيستم اتوماسيون در يك سازمان و ملزومات و نيازمندي‌هاي اين كار مورد بحث و بررسي قرار گرفت. تدوين معيارهاي ارزيابي و مرتبط كردن ملاك‌هاي تشويق با كاركرد افراد با سيستم و استخراج آمار مورد نياز در اين زمينه از سيستم، موجب تسريع در پياده‌سازي و صحت عملكرد سيستم خواهد بود. گاه ممكن است ملزومات پياده‌سازي و همه مواردي كه در اين مقاله بحث شد، فراهم شود، اما انگيزه كافي يا علم و دانش مديريتي از طرف مديريت براي تغيير رويه‌هاي داخل سازمان موجود نباشد. در اين حالت بدون‌شك سازمان در اجراي موفق سيستم با شكست مواجه خواهد شد.
سياوش حاجيان رئيس گروه نظارت مالي سازمان دارايي مازندران